Vous êtes gestionnaire de paie ou responsable de paie en entreprise ou en cabinet et vous souhaitez produire des paies à votre compte. Vous avez lancé votre cabinet d’externalisation de la paie et vous allez signer votre premier client. Vous vous posez probablement un certain nombre de questions notamment sur le plan de vos responsabilités.
Quelles sont les risques liés à l’exploitation d’un cabinet d’externalisation de la paie ? Quelles sont les responsabilités tant pour le client que pour le prestataire ? Comment formaliser la relation contractuelle ?
Nous vous proposons un éclairage sur les missions, les responsabilités et les formalités d’un cabinet d’externalisation de la paie.
Les missions d’un cabinet d’externalisation de la paie
Vous souhaitez lancer votre cabinet d’externalisation de la paie et vous vous demandez quelles sont les missions d’un gestionnaire de paie indépendant. Non, cela ne consiste pas seulement à appuyer sur un bouton mais la mission d’un cabinet d’externalisation de la paie est très large.
Produire une paie fiable
Le prestataire, cabinet d’externalisation de la paie ou gestionnaire de paie indépendant, produit la paie de l’entreprise utilisatrice à la place de celle-ci. Ainsi, la production de la paie du client est externalisée. Les différentes missions du prestataire sont les suivantes :
- Récolte des éléments variables de paie
- Saisie des éléments variables de paie dans la solution de paie
- Contrôle de la paie
- Production de la DSN
Accompagner le client dans les différentes missions liées aux salariés
Au-delà de la production de la paie au sens strict, de nombreuses missions annexes à la paie peuvent être ajoutées à la mission d’un cabinet d’externalisation de la paie. Ainsi, le prestataire peut également être chargé de la gestion administrative du personnel ainsi que de certaines missions RH et notamment :
- Les formalités administratives liées à l’embauche
- La gestion de la médecine du travail
- La gestion des contrats de travail
- Les formalités liées au solde de tout compte
- La rédaction de divers courriers liés à la gestion du personnel
- Le conseil en droit social
- La gestion de le suivi des procédures disciplinaires
Proposer une externalisation sur mesure
L’externalisation de la paie n’est pas nécessairement la production de la paie de A à Z mais peut également consister à contrôler les paies et les cotisations sociales après saisie des éléments variables de paie par le client. C’est généralement l‘option choisie par les prestataires éditeurs de logiciel de paie mais ce mode de fonctionnement peut également s’adapter au gestionnaire de paie indépendant souhaitant s’exonérer de la saisie pour se concentrer sur le contrôle de paie.
Comme dans la vie, il n’existe pas un seul et unique modèle, plusieurs modes de fonctionnement peuvent co-exister. Voici quelques exemples de mode d’organisation d’externalisation de la paie mais vous êtes tout à fait libre de construire votre propre modèle :
- Production de la paie de A à Z de la saisie des éléments variables de paie à la production de la DSN
- Le client saisi des éléments variables de paie et le prestataire contrôle la paie et produit la DSN
- Le client saisi et contrôle la paie, le prestataire contrôle les cotisations sociales et produit la DSN
Cabinet d’externalisation de la paie : quelles sont les responsabilités ?
Produire une paie conforme avec une législation complexe et en continuelle évolution implique de solides compétences et un forte capacité d’adaptation. Comme dirait une certaine araignée, un grand pouvoir implique de grandes responsabilités. C’est pourquoi, la question de la responsabilité du prestataire mais également du client est primordiale.
La responsabilité du prestataire et du client
Imaginons un instant que le gestionnaire de paie indépendant omette de saisir une prime ou que les cotisations sociales soient erronées. Le client peut alors reporter la responsabilité sur le prestataire en cas de redressement Urssaf ou condamnation prud’homale. Lorsque la paie est externalisée, le prestataire est responsable des missions qui lui incombent. Ainsi, en cas d’erreur sur la paie des salariés, le prestataire engage sa responsabilité.
Une erreur ou une carence de la solution de paie est si vite arrivée mais rassurez-vous, il existe des assurance RC pro (Responsabilité Civile Professionnelle) afin de couvrir ce type de risque.
Toutefois, si l’erreur sur la paie du salarié est due à une absence d’information ou une information erronée de la part du client, la responsabilité du prestataire ne peut alors pas être invoquée.
Que faire en cas de litige ?
Une entreprise fait appel à un prestataire pour produire les paies de ses salariés, une erreur est constatée sur la paie d’un salarié. Autre exemple côté client, celui-ci ne règle pas ses factures malgré plusieurs relances du prestataire.
En cas de litige entre un prestataire et un client, le premier réflexe à avoir est d’essayer de trouver une conciliation. Le client a peut-être tout simplement oublié de payer sa facture ou peut-être a-t-il des difficultés provisoires de trésorerie. Du côté du prestataire, l’erreur est humaine et (presque) tout est rattrapable en paie. Il existe peut-être une solution pour remédier à cette situation problématique.
Si aucune conciliation n’est possible, l’une des deux parties peut alors saisir le tribunal d’instance du siège social de l’entreprise prestataire.
Vous savez maintenant quelles sont les missions d’un gestionnaire de paie indépendant et les responsabilités qui incombent à cette fonction. Vous n’avez pas pris peur ? Vous êtes prêts à relever tous les défis ? Votre prochaine mission si vous l’acceptez est la rédaction d’une lettre de mission.
Formaliser la relation contractuelle entre le client et son prestataire : la lettre de mission
Vous avez trouvé votre premier client, félicitations et bienvenue dans cette nouvelle aventure. Il est l’heure maintenant de rédiger une lettre de mission afin de formaliser la relation contractuelle.
La lettre de mission doit être la plus complète et précise possible afin de ne pas laisser de champ à l’interprétation. Elle consiste à définir les modalités de la mission liant le client à son prestataire.
Contenu de la lettre de mission
La lettre de mission d’un gestionnaire de paie indépendant doit au minimum contenir les informations suivantes :
- Identification des deux parties
- Objet du contrat et nature de la mission
- Obligations et responsabilités de chaque partie
- Durée du contrat
- Modalités de renouvellement et de rupture
- Cout de la prestation et modalités de règlement
- Juridiction compétente en cas de litige
Définir les missions du prestataire
Les différentes taches du prestataire doivent être définies précisément dans la lettre de mission afin de ne pas laisser de place à l’interprétation.
Vous avez trouvé votre premier client et avez défini ensemble les différentes tâches qu’il souhaite vous confier. Ces éléments doivent être formalisés dans la lettre de mission.
Ce que le prestataire fait :
- Signalement « Arrêt de travail »
- Signalement « Fin de contrat »
- Edition des documents liés au solde de tout compte (certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation Pôle Emploi)
- Saisie des éléments variables de paie
- Contrôle de la paie
- Production de la DSN
- Déclaration de la taxe d’apprentissage
- Déclaration de la contribution à la formation professionnelle continue
Ce que le prestataire ne fait pas :
- DPAE
- Edition des documents adressés aux salariés concernant la portabilité
- Gestion de la mutuelle (gestion, adhésion et radiation)
- Gestion de la médecin du travail
- Gestion des contrats de travail
Préciser les obligations et responsabilités de chaque partie
Afin d’éviter tout litige, les obligations et responsabilités de chaque partie doivent être clairement définies dans la lettre de mission.
Exemple :
Le prestataire est tenu à une obligation de moyens. Il doit donc effectuer sa mission conformément aux règles en vigueur dans sa profession et en se conformant à toutes les données acquises dans son domaine de compétence.
Le client s’engage à remettre au prestataire tous les documents et informations nécessaires à l’exécution de sa mission dans les meilleurs délais.
La responsabilité du prestataire ne pourra être mise en cause qu’en cas de manquement à son obligation de moyens. En outre, le client ne pourra pas l’invoquer dans les cas suivants :
- S’il a omis de remettre au prestataire un document ou une information nécessaire à la mission
- S’il a transmis au prestataire une information erronée
- En cas de force majeure ou d’autres causes indépendantes de la volonté du Prestataire
Démarches administratives, souscription d’une RC pro, recherche d’une solution paie, rédaction de la lettre de mission, … se lancer à son compte dans le domaine de la paie n’est pas une mince affaire. Ceci demande d’être un peu malin en n’hésitant à chercher les retours d’expériences de ses pairs et des spécialistes du marché. Afin d’aborder toutes les différentes étapes de la construction de VOTRE entreprise en toute sérénité, il est important d’être bien entouré et de se doter de tous les outils à votre disposition.
Et comme le dit un proverbe africain « Si tu veux aller vite, marche seul mais si tu veux aller loin, marchons ensemble ».